ChatGPT для email и рабочей переписки: экономь 2 часа в день

Проблема: переписка съедает рабочий день

Средний офисный работник тратит 2.6 часа в день на email. Это 13 часов в неделю. Треть рабочего времени — на то, чтобы читать, думать, формулировать, отвечать.

AI не заменит живое общение. Но 80% рабочей переписки — это рутина: подтверждения, follow-up, отчёты, формальные ответы. Именно эту рутину можно автоматизировать.

В этой статье — 15 конкретных промптов для рабочей переписки. Копируй, адаптируй, используй.

1. Ответ на входящее письмо

Самая частая задача. Пришло длинное письмо — нужно понять суть и ответить.

Промпт:

Вот письмо от [клиента/коллеги/руководителя]:
[вставить текст письма]
Мне нужно:
Тон — профессиональный, но тёплый. Я — [твоя должность].

Совет: Не вставляй конфиденциальные данные. Обезличь имена и компании, если нужно.

2. Сложный ответ: отказ, плохие новости, конфликт

Эти письма отнимают больше всего энергии. AI помогает сформулировать так, чтобы и смысл донести, и отношения сохранить.

Промпт для отказа:

Мне нужно отказать клиенту в скидке. Ситуация: [описание]. Я хочу отказать, но сохранить отношения и предложить альтернативу. Тон — уважительный, но твёрдый. Без оправданий.

Промпт для плохих новостей:

Мне нужно сообщить команде, что проект задерживается на 2 недели. Причина: [причина]. Нужно: объяснить причину, показать план действий, не допустить паники. Тон — спокойный, уверенный.

Промпт для конфликта:

Коллега написал мне агрессивное письмо: [текст]. Я раздражён, но не хочу эскалации. Напиши ответ, который: 1) Не игнорирует проблему. 2) Деэскалирует конфликт. 3) Предлагает конструктивное решение. Тон — нейтрально-профессиональный.

3. Follow-up письма

Написал — не ответили. Нужно напомнить, не раздражая.

Промпт:

Я отправил [кому] письмо [когда] на тему [тема]. Ответа нет. Напиши follow-up: напомни о письме, не будь навязчивым, предложи конкретный следующий шаг. Это [первое/второе/третье] напоминание.

4. Протокол встречи

После созвона — нужно зафиксировать решения и задачи.

Промпт:

Вот мои заметки со встречи: [заметки/транскрипт].
Составь протокол:
Формат — готовый к отправке email. Тон — деловой, лаконичный.

Лайфхак: Записывай встречи (с согласия участников) и используй Whisper для транскрибации. Потом скорми транскрипт в — и получи идеальный протокол.